Damit wir jeden Monat eine korrekte Lohnabrechnung für dein Unternehmen erstellen können, müssen einige Daten in cleverlohn hinterlegt und aktuell gehalten werden. Manche davon pflegst du einmalig (z. B. die Stammdaten deiner Angestellten), andere fallen jeden Monat neu an (z. B. Abwesenheiten oder variable Bezahlungen).
Dieser Artikel gibt dir einen Überblick, welche Daten relevant sind und wo du sie findest. Am Ende bestätigst du im Monatsabschluss, dass alles bereit für die Abrechnung ist.
Angestellte: Stamm- und Vertragsdaten
Unter Angestellte findest du alle Mitarbeitenden deines Unternehmens. Pro Person werden die Daten gepflegt, die für die Abrechnung benötigt werden, unter anderem:
Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Adresse)
Steuer- und Sozialversicherungsdaten (z. B. Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer)
Bankverbindung für die Lohnzahlung
Vertragsdaten (Tätigkeit, Anstellungsart, Beginn/Ende, Lohn bzw. Gehalt, Arbeitsstunden, Urlaubsanspruch)
Diese Daten pflegst du in der Regel einmal beim Anlegen und hältst sie aktuell, wenn sich etwas ändert. Wie du Angestellte anlegst und einlädst, erfährst du im Artikel Häufige Fragen zum Einladen und administrieren von Angestellten.
Abwesenheiten
Unter Abwesenheiten erfasst du, wann Mitarbeitende nicht gearbeitet haben – zum Beispiel:
Urlaub
Krankheit (auch Krankheit des Kindes)
Unbezahlter Urlaub
Diese Angaben sind wichtig, weil sie die Lohnfortzahlung und die Berechnung der Lohnabrechnung beeinflussen. Abwesenheiten erfasst du laufend bzw. spätestens vor dem Monatsabschluss.
Variable Bezahlung
Unter Variable Bezahlung trägst du alle Bezüge ein, die zusätzlich zum festen Lohn oder Gehalt anfallen und sich von Monat zu Monat unterscheiden, zum Beispiel:
Boni und Prämien
Zuschläge (z. B. für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit)
Einmalzahlungen
Reise- und Spesenabrechnungen
Diese Einträge pflegst du jeden Monat neu, je nachdem, was angefallen ist.
Zeiterfassung (falls genutzt)
Wenn dein Unternehmen die Zeiterfassung nutzt, werden hier die geleisteten Arbeitsstunden je Mitarbeitendem erfasst. Sie bilden die Grundlage für die Abrechnung von Stundenlöhnen. Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn die Zeiterfassung für dein Unternehmen aktiviert ist.
Unternehmensdaten
Unter Unternehmensdaten sind die Stammdaten deines Unternehmens hinterlegt (z. B. Anschrift, Betriebsnummer, Abrechnungsdaten). Diese musst du in der Regel nur einmalig prüfen und bei Änderungen aktualisieren.
Monatsabschluss: Daten für die Abrechnung bestätigen
Wenn alle Daten für den Monat vollständig sind, bestätigst du sie im Monatsabschluss. Damit signalisierst du deinem Lohnbuchhalter, dass die Daten bereit für die Lohnabrechnung sind.
1. Gehe zum Bereich Monatsabschluss. Dort siehst du deine Frist für die Bereitstellung der Daten.
2. Kontrolliere die Daten der Angestellten, der variablen Bezahlungen und der Abwesenheiten für den jeweiligen Monat.
3. Optional kannst du einen Hinweis an den Lohnbuchhalter hinterlegen (z. B. zu Überstunden einzelner Mitarbeitender).
4. Klicke auf „Daten bestätigen".
5. Du erhältst die Bestätigung, dass der Monat erfolgreich bestätigt wurde.
Wichtig: Nach dem Bestätigen können Bewegungsdaten wie variable Bezahlungen für den abgerechneten Monat nicht mehr bearbeitet werden. Falls dir danach noch etwas auffällt, kontaktiere uns bitte persönlich, damit wir es vor der Abrechnung korrigieren können.
Nutzen Sie unsere interaktive Demo für den Monatsabschluss:
Hast du Fragen dazu, welche Daten in deinem Fall nötig sind? Melde dich gerne direkt bei uns im Chat.